22 februari, 2015

För leverantörer – NVBS

Samtliga våra leverantörsfakturor skannas för vidare elektronisk behandling. Vänligen observera att nedanstående fakturaadresser endast gäller leverantörsfakturor. Artiklar, reklam, infoblad etc. kommer inte att komma företaget tillhanda på denna adress. För att vi ska hinna behandla din faktura måste betalningstiden minst uppgå till minst 30 dagar netto.

Alla pappersfakturor skannas vilket innebär att alla fakturor och följesedlar måste hålla hög kvalitet när det gäller läsbarhet och utseende. Faktura samt eventuella underbilagor får inte häftas ihop. Vänligen skicka inte med fakturakopior och kopior på följesedlar.

Vi föredrar att fakturorna skickas som e-fakturor till oss alternativt som pdf. Fakturorna skickas med e-post till nedanstående adress. Information om format och dylikt finns nedan.

NVBS Infra AB

Faktureringsadress:
NVBS Infra AB
5568971542
FE-1193 Scancloud, 831 90 Östersund
Adress för e-post: 5568971542@pdf.scancloud.se  

NVBS Projekt AB

Faktureringsadress:
NVBS Projekt AB
5590323621
FE-1193 Scancloud, 831 90 Östersund
Adress för e-post: 5590323621@pdf.scancloud.se

Westcon Anläggning AB

Faktureringsadress:
Westcon Anläggning AB
5590840061
FE-1193 Scancloud, 831 90 Östersund
Adress för e-post: 5590840061@pdf.scancloud.se

Instruktion – Fakturor via e-post

Beskrivning

Denna instruktion beskriver hur en leverantör kan skicka leverantörsfakturor via e-post till vårt skanningcenter . För att säkerställa att de fakturor som skickas via e-post hanteras på ett korrekt sätt måste:

E-post som fakturabilderna bifogats till måste uppnå de krav som specificeras i Krav E-post nedan.

De fakturabilder som bifogats i E-post måste uppnå de formatkrav som specificeras i Formatkrav Fakturabilder nedan.

Krav E-post

Följande krav ställs på den e-post som inkommer till vårt skanningcenter:

(i) Fakturabilden måste finnas med som bilaga i inkommande e-post.

(ii) Flera bilagor i ett och samma e-postmeddelande hanteras förutsatt att bilagorna har olika namn. Om bilagorna har samma namn kommer endast en av bilagorna att hanteras. Notera att det endast får finnas en faktura per bilaga. Om fakturan är flersidig måste dessa sidor sammanfogas till en fil innan de skickas till skanningcentret.

(iii) Löpande text i e-postmeddelandet kommer inte att behandlas.

(iv) E-postmeddelandets totala storlek, inklusive bilagor får ej överstiga 20 Mb.

(v) Mottagarens fakturaadress måste finnas på fakturan, precis som på fysiska fakturor som skickas med post.

Formatkrav Fakturabilder

Följande formatkrav ställs på de filer som bifogats till e-post och sedan skickats till skanningcentret: (Om kraven på filformat inte uppfylls kommer fakturan inte att registreras)

(i) Filändelsen måste vara ”.PDF” eller ”.TIF”. Övriga bilagor kastas. Filändelsen kan vara gemener eller versaler.

(ii) PDF-filer måste vara riktiga PDF-dokument av version 1.3 eller högre.

(iii) PDF-filer som innehåller en skannad bild med PDF, som ett “skal” kommer ej att kunna hanteras. Det finns t.ex. programvaror som kan göra om JPG-bilder till PDF-filer, dessa stödjs inte av E-post tjänsten.

(iv) PDF-filerna får inte vara lösenordsskyddade eller låsta på annat sätt.

(v) TIF-filer måste vara av TIF grupp 4, 1-bits färgdjup, dvs. Svart-vit med en upplösning på 300dpi.

(vi) Filnamnet får bara innehålla följande tecken: a-z, A-Z eller 0-9.

Återsändning
Återsändning sker till avsändaradressen tillsammans med ett felmeddelande. Detta sker när filformatet inte är PDF eller TIF.

Arkivering av e-post fakturor
De hanterade fakturorna lagras digitalt hos oss enligt gällande lagkrav.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *