Direktupphandling: Gränser, beräkning och dokumentation
Räkna hela upphandlingens värde inklusive optioner och förlängningar men utan moms. Kontrollera sedan laggränsen, principerna och myndighetens egna riktlinjer.
·
Bild från: NVBS
Vilka beloppsgränser gäller för direktupphandling?
Direktupphandling får på beloppsgrunden användas under den fasta gränsen i lagen om offentlig upphandling, som gäller för varor, tjänster och byggentreprenader oavsett vilken organisation som upphandlar. Sedan den 1 februari 2022 är gränsen ett fast belopp i lagen som bara kan ändras genom lagändring.
| Gräns | Belopp exklusive moms från 1 januari 2026 |
|---|---|
| Direktupphandlingsgräns för varor, tjänster och byggentreprenader | 700 000 kronor |
| Direktupphandlingsgräns för sociala och andra särskilda tjänster | 8 513 250 kronor |
| Tröskelvärde för varor och tjänster hos centrala myndigheter | 1 589 140 kronor |
| Tröskelvärde för varor och tjänster hos övriga myndigheter | 2 451 816 kronor |
| Tröskelvärde för byggentreprenader | 61 340 804 kronor |
Gränsen gäller inte per leverantör och är inte ett årligt värde, utan jämförs med det uppskattade totalvärdet för den enskilda upphandlingen. Myndighetens egna riktlinjer kan ha beloppsgränser som är betydligt lägre än lagens gräns.
För tjänster enligt lagens bilaga 2 är direktupphandlingsgränsen sedan den 1 februari 2022 densamma som tröskelvärdet, alltså 750 000 euro. Tröskelvärdena räknas om till kronor och gäller vanligtvis i tvåårsperioder, och de nuvarande beloppen gäller från den 1 januari 2026.
Hur beräknas värdet vid direktupphandling?
Värdet vid direktupphandling är det totala belopp exklusive moms som myndigheten uppskattar ska betalas enligt kontrakten i upphandlingen. Uppskattningen görs vid den tidpunkt då myndigheten påbörjar upphandlingsförfarandet. Räkna med följande delar:
- Optioner och förlängningar: klausuler i upphandlingsdokumenten räknas som om de hade utnyttjats.
- Återkommande köp: värdet av regelbundet återkommande varu- eller tjänstekontrakt kan uppskattas med liknande kontrakt under den föregående tolvmånadersperioden.
- Ingen uppdelning: en upphandling får inte delas upp i avsikt att kringgå reglerna.
När får direktupphandling användas utöver beloppsgränsen?
Direktupphandling kan användas i fyra situationer, nämligen vid lågt värde, i vissa lagreglerade undantag, vid synnerliga skäl och vid angeläget behov efter överprövning. Direktupphandling på grund av synnerlig brådska eller synnerliga skäl får bara användas under tröskelvärdet eller för en tjänst i bilaga 2.
Synnerliga skäl och synnerlig brådska
Vad som utgör synnerliga skäl prövas från fall till fall. Synnerlig brådska kan ge rätt till direktupphandling när brådskan varken kan tillskrivas eller ha förutsetts av myndigheten och anskaffningen är absolut nödvändig, och när det inte är möjligt att genomföra upphandlingen enligt 19 kap. Myndigheten behöver kunna visa att dessa villkor är uppfyllda i det enskilda fallet.
När en upphandling enligt 19 kap. misslyckas
Direktupphandling får användas om en upphandling enligt 19 kap. inte gett några lämpliga anbudsansökningar eller anbud och de ursprungliga villkoren inte ändras väsentligt. Samma sak gäller om den upphandlingen bara gett ogiltiga eller oacceptabla anbud, förutsatt att bara de kvalificerade ursprungliga anbudsgivarna tas med.
Angeläget behov under överprövning
Direktupphandling får användas vid en anskaffning som är nödvändig för ett angeläget behov som har uppstått till följd av att en allmän förvaltningsdomstol handlägger eller har avgjort ett mål om överprövning och avtal inte får ingås, har beslutat att upphandlingen ska göras om eller rättas, eller handlägger ett mål om avtalets giltighet och avtalet inte får fullgöras. Kontraktet får då inte ha längre löptid eller vara mer omfattande än vad som krävs för att tillgodose behovet under tiden.
Hur går en direktupphandling till?
Vid direktupphandling finns inga särskilda krav på annonsering, konkurrensutsättning eller tidsfrister, och myndigheten får förhandla med leverantörer. Genomförandet ska däremot dokumenteras löpande när värdet överstiger 100 000 kronor.
Principer och riktlinjer
Leverantörerna ska behandlas likvärdigt och icke-diskriminerande, upphandlingen ska vara öppen och principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet gäller. Varje upphandlande myndighet ska besluta om riktlinjer för direktupphandling, och tillsynsmyndigheten får förelägga en myndighet som saknar riktlinjer att besluta om sådana.
Dokumentation och bevarande
Dokumentationen ska räcka för att motivera besluten under upphandlingens samtliga skeden. Den ska vara slutförd senast 30 dagar efter att avtal har ingåtts eller efter beslut att avbryta upphandlingen. En myndighet som inte omfattas av arkivlagen ska bevara anbud och dokumentation i minst fyra år från tilldelningen.
Vad händer vid otillåten direktupphandling?
Ett avtal som slutits genom direktupphandling utan föregående annonsering, när direktupphandling inte fått användas, ska förklaras ogiltigt. Myndigheten kan dessutom påföras en upphandlingsskadeavgift på lägst 10 000 och högst 20 000 000 kronor.
Ogiltighet och överprövning
Avtalet får bestå trots ogiltighetsgrunden om tvingande hänsyn till ett allmänintresse motiverar det. En ansökan om överprövning av avtalets giltighet ska som utgångspunkt komma in inom sex månader från den dag avtalet slöts. En myndighet som inte följt lagen ska ersätta den skada som uppkommit för en leverantör.
Upphandlingsskadeavgift
Avgiften får inte överstiga tio procent av upphandlingens värde, och den innebär inte att avtalet upphör att gälla. I ringa fall ska ingen avgift påföras. För otillåtna direktupphandlingar som påbörjats den 1 januari 2024 eller senare kan tillsynsmyndigheten själv besluta om avgiften, och beslutet ska meddelas inom två år från att avtalet slöts.
Vanliga frågor om direktupphandling enligt LOU
Kan en direktupphandling annonseras frivilligt?
Ja, en upphandlande myndighet får informera om sin avsikt att direktupphandla genom en annons. Avtal får då inte ingås förrän 10 dagar har gått från publiceringen.
Vem beslutar om direktupphandlingsgränsen?
Gränsen är ett fast belopp i lagen sedan den 1 februari 2022 och kan bara ändras genom en lagändring.
Utlöser tilldelningsunderrättelsen avtalsspärr vid direktupphandling?
Nej, en underrättelse utlöser inte avtalsspärr enligt 20 kap. 1 §. Efter en annons om avsikten får avtal ändå inte ingås förrän 10 dagar har gått från publiceringen. Principerna om likabehandling, öppenhet och proportionalitet gäller ändå.
