Vad är en upphandling? Grunderna förklarade

Varför används offentlig upphandling?

Offentlig upphandling används för att öppna offentliga inköp för konkurrens, använda skattemedel effektivt och ge företag möjlighet att göra affärer med offentlig sektor på lika villkor. Reglerna ska göra leverantörernas möjligheter jämförbara och inköpet förutsebart.

Syftet kan delas i tre delar:

• Konkurrens: Flera leverantörer ska kunna konkurrera om offentliga kontrakt.
• Resurshushållning: Offentliga medel ska användas så effektivt som möjligt.
• Lika villkor: Företag inom EU ska kunna delta på jämförbara villkor.

En upphandling kan avse en vara, en tjänst eller en byggentreprenad. För samhällsbyggnad kan föremålet exempelvis vara projektering, markarbete, järnvägsteknik eller ett färdigt anläggningsprojekt.

Hur skiljer sig offentlig och privat upphandling?

Offentlig upphandling skiljer sig från privat upphandling genom att offentliga organisationer följer striktare regler än privata aktörer.

I stort sett alla inköp i offentlig sektor omfattas av begreppet offentlig upphandling, även hyra och leasing. Det betyder inte att varje inköp genomförs på samma sätt. Verksamheten och eventuella undantag påverkar vilka regler som blir aktuella.

Vilka är aktörerna och grundbegreppen i en upphandling?

De centrala aktörerna är den upphandlande myndigheten, som är en statlig eller kommunal myndighet eller ett jämställt organ, och leverantören, som tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader på marknaden. Kontrakt, ramavtal och upphandlingsdokument beskriver vad som avtalas, på vilka villkor och under vilken tid.

Begrepp	Betydelse
Upphandlande myndighet	Såväl statliga som kommunala myndigheter är upphandlande myndigheter, liksom beslutande församlingar i kommun och region, offentligt styrda organ och sammanslutningar av dessa
Leverantör	En aktör som erbjuder varor eller tjänster eller utför byggentreprenader
Kontrakt	Ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor mellan köpare och leverantör
Ramavtal	Ett avtal som fastställer villkor för kontrakt som kan tilldelas senare under en bestämd period
Upphandlingsdokument	Dokument som beskriver eller fastställer upphandlingens innehåll

Ett ramavtal innebär inte i sig att en vara, en tjänst eller en byggentreprenad beställs, utan fastställer de villkor som gäller för de kontrakt som tilldelas senare under perioden.

Vilka principer styr offentlig upphandling?

Offentlig upphandling styrs av fem grundprinciper med grund i EU-rätten. Principerna gäller genom processen och påverkar hur krav formuleras, information delas och leverantörer bedöms.

1. Icke-diskriminering: En leverantör får inte diskrimineras på grund av nationalitet.
2. Likabehandling: Leverantörer i lika situationer ska behandlas lika och få samma förutsättningar.
3. Proportionalitet: Krav, kriterier och villkor ska vara rimliga i förhållande till det som köps.
4. Öppenhet: Köparen ska agera öppet och göra förutsättningarna förutsebara.
5. Ömsesidigt erkännande: Intyg och certifikat från behöriga myndigheter i ett EU- eller EES-land ska kunna godtas i de andra länderna.

Hur går en upphandling till i stora drag?

En upphandling går i stora drag från förberedelse till genomförande och vidare till att avtalet realiseras.

1. Förbereda: Organisationen planerar arbetet och analyserar behov, leverantörsmarknad och risker.
2. Genomföra: Upphandlingsdokument utformas.
3. Realisera avtalet: Samarbetet startas, leveransen kontrolleras och avtalet förvaltas och följs upp.

Den fulla upphandlingsprocessen omfattar därmed både köparens förberedelser och avtalsuppföljningen och avtalsförvaltningen efter avtalstecknandet.

Vilka lagar och myndigheter ramar in upphandlingen?

Svensk upphandling ramas in av fyra lagar, LOU, LUF, LUK och LUFS, samt av Upphandlingsmyndighetens stöd och Konkurrensverkets tillsyn. LOU är det övergripande regelverket för offentlig upphandling, medan de andra lagarna täcker särskilda verksamheter eller avtalstyper.

Upphandling enligt LUF blir aktuell när verksamheten som upphandlingen avser omfattas av försörjningssektorerna vatten, energi, transporter eller posttjänster. Köparen benämns då upphandlande enhet.

Vanliga frågor om upphandling

Bestämmer upphandlingslagarna vad en offentlig organisation ska köpa?

Nej. Upphandlingslagarna reglerar hur offentliga inköp ska genomföras, men de bestämmer inte vilket behov organisationen ska täcka eller vad den ska köpa.

Kan ett offentligt inköp vara undantaget från upphandlingsreglerna?

Ja, vissa typer av inköp kan omfattas av undantag. Undantagsregler ska som huvudregel tillämpas restriktivt och behöver bedömas utifrån omständigheterna i det enskilda inköpet.

När trädde LOU i kraft?

LOU, lag (2016:1145) om offentlig upphandling, trädde i kraft den 1 januari 2017.