RFI i upphandling: Frågor, dialog och dokumentation

Vad vill köparen få veta genom en RFI?

En RFI i upphandling kan innehålla frågor om upplägg och genomförande, kravformuleringar, utvärderingsmodeller, logistikupplägg och avtalsvillkor. Köparen söker inte anbud, utan underlag om marknadens lösningar. Frågorna kan handla om kostnadsaspekter, kvalitet och leveranstid, och de bör vara formulerade så att leverantören förstår vad svaret ska användas till.

Hur skiljer sig RFI från extern remiss?

Båda formerna är tidig dialog före ett upphandlingsförfarande, men de samlar in olika saker. En RFI hämtar in ny information om marknadens lösningar, medan en extern remiss efterfrågar synpunkter på hela eller delar av preliminära upphandlingsdokument som redan finns.

Aspekt	RFI	Extern remiss
Syfte	Frågor om marknaden och möjliga krav	Synpunkter på utkast till upphandlingsdokument
Underlag	Frågeformulär	Preliminära upphandlingsdokument
Svarens karaktär	Beskrivningar av teknik, kostnader och leveranser	Kompletteringar och invändningar mot utskicket

Hur förbereds och skickas en RFI ut?

Utskicket byggs kring några grunddelar.

• Syfte och bakgrund, tillsammans med en beskrivning av hur informationen ska användas och hur sekretess hanteras.
• Tydliga frågor med svarsinstruktioner, gärna sorterade efter kostnadsaspekter, kvalitet och leveranstid.
• Ett internt test av förståeligheten, eftersom frågor som bara upphandlaren begriper ger oanvändbara svar.
• En bred spridning som inte begränsas till enstaka eller befintliga leverantörer.

Hur används svaren och hur dokumenteras en RFI?

Svaren ökar kunskapen om marknaden, marknadens aktörer, ny teknik, nya lösningar och innovationer. Återkopplingen minskar risken för irrelevanta krav och kan leda till ändrade formuleringar där leverantörer annars riskerar att misstolka kraven. Förbered därför en sammanställning av svaren, och spara vilka förändringar i underlaget och vilka andra åtgärder som följde av dem. Spåret från fråga till beslut ska gå att återskapa.

Hur säkras likabehandling och sekretess efter en RFI?

Likabehandlingen styrs av att kraven inte justeras till en enskild leverantörs fördel. Har en leverantör deltagit i förberedelserna ska övriga leverantörer informeras om relevanta upplysningar från deltagandet, och en deltagande leverantör kan bara uteslutas när likabehandling inte kan säkerställas på något annat, mindre ingripande sätt.

Sekretessen rör främst inkomna svar hos en myndighet. De är som utgångspunkt allmänna handlingar, vilket inte betyder att alla uppgifter får lämnas ut. Enskilda leverantörsuppgifter kan skyddas, men myndigheten gör sekretessprövningen vid en begäran om utlämnande och kan inte garantera sekretess i förväg.

Vanliga frågor om RFI i upphandling

Blir leverantören bunden av sitt RFI-svar?

Nej. Ett RFI-svar innebär inte i sig att ett avtal uppkommer mellan organisationen och leverantören.

Kan en RFI kombineras med dialogmöten?

Ja. Tidig dialog kan ske både muntligt och skriftligt, och köparen får välja form eller kombinera flera former, så en RFI går bra att komplettera med dialogmöten.

Måste en RFI publiceras i TED?

Nej. Det finns ingen skyldighet att publicera en RFI i TED.