Upphandlingssekretess: Regler före och efter beslut

När gäller absolut upphandlingssekretess?

Absolut upphandlingssekretess gäller för uppgifter som rör anbud eller motsvarande erbjudanden före den lagstadgade brytpunkten. Uppgifterna får då inte lämnas till någon annan än den som har lämnat anbudet eller erbjudandet.

Ett anbud blir normalt en allmän handling först vid den bestämda öppningstidpunkten, men den absoluta sekretessen fortsätter att skydda anbudsuppgifterna efter öppningen.

Tidpunkt	Huvudregel för anbudsuppgifter
Före anbudsöppningen	Anbudet anses normalt inte ha kommit in och är därför inte en allmän handling.
Efter anbudsöppningen men före brytpunkten	Anbudet kan vara en allmän handling, men uppgifter som rör anbud omfattas av absolut sekretess.
När alla anbud offentliggörs	Den absoluta anbudssekretessen upphör.
När tilldelningsbeslut fattas	Den absoluta anbudssekretessen upphör.
När ärendet avslutas på annat sätt	Den absoluta anbudssekretessen upphör, exempelvis vid ett avbrytandebeslut.

Den absoluta sekretessen följer uppgiftens karaktär och den lagstadgade brytpunkten.

Vad händer med sekretessen efter tilldelningsbeslutet?

Efter tilldelningsbeslutet är utgångspunkten att anbud och uppgifter i dem är offentliga. Den absoluta anbudssekretessen är då slut, men det betyder inte att varje uppgift automatiskt ska lämnas ut.

Den upphandlande organisationen ska göra en självständig prövning av den handling eller uppgift som begärs ut. Sekretess kan bland annat skydda det allmännas ekonomiska intresse när ett röjande kan orsaka skada. Sekretess kan också skydda en leverantörs affärs- eller driftförhållanden när det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgiften röjs.

Det finns därför ingen generell regel om att prisuppgifter alltid är offentliga eller alltid hemliga efter tilldelning. Varje uppgift som begärs ut prövas för sig mot det skaderekvisit som gäller för den.

Avtalsspärren förlänger inte den absoluta anbudssekretessen. Spärren reglerar när avtal får ingås, medan sekretessens brytpunkt är knuten till att tilldelningsbeslut fattas eller ärendet avslutas på annat sätt.

Hur fungerar en sekretessbegäran i en upphandling?

En sekretessbegäran är leverantörens upplysning om vilka anbudsuppgifter som anses känsliga och vilken skada ett utlämnande kan orsaka. Begäran hjälper organisationen att hitta uppgifter som behöver granskas, men den binder inte sekretessprövningen.

En användbar sekretessbegäran skiljer mellan konkreta uppgifter i stället för att begära sekretess för hela anbudet. Det är också relevant att beskriva sambandet mellan ett möjligt röjande och den ekonomiska skadan. En generell markering om att allt material är konfidentiellt ersätter inte organisationens individuella bedömning.

Myndigheten får markera ett möjligt sekretesshinder genom en särskild anteckning. Markeringen ska ange tillämplig sekretessbestämmelse och datum, men en konkret prövning krävs när någon vill ta del av uppgiften.

Hur begär man ut anbud och andra upphandlingshandlingar?

Anbud och andra upphandlingshandlingar begärs ut hos den myndighet som förvarar handlingen och prövar begäran. Handlingen ska lämnas ut genast eller så snart det är möjligt om den är offentlig, och en begäran om kopia ska behandlas skyndsamt.

1. Identifiera handlingen: Ange vilken handling eller uppgift som efterfrågas. Myndigheten får normalt inte efterforska vem som frågar eller vilket syfte frågan har.
2. Myndigheten prövar begäran: Först bedöms om handlingen är allmän, därefter om någon uppgift omfattas av sekretess.
3. Offentliga delar lämnas ut: Om bara vissa uppgifter skyddas ska resten av handlingen göras tillgänglig i avskrift eller kopia.
4. Begär ett skriftligt beslut vid avslag: Ett överklagande kräver ett skriftligt myndighetsbeslut. Beslutet ska ange skälen och innehålla en överklagandehänvisning.

Den som tar del av handlingen på plats gör det utan avgift. En kopia eller avskrift kan lämnas mot en fastställd avgift.

Hur överklagas ett beslut om upphandlingssekretess?

Ett beslut att inte lämna ut en handling, eller att lämna ut den med förbehåll, kan överklagas av den som begärt handlingen. De flesta sådana beslut överklagas till kammarrätt.

Överklagandet ska normalt komma in inom tre veckor från den dag den klagande tog del av beslutet. Organisationen gör först en rättidsprövning. Ett överklagande som kommit in i rätt tid lämnas vidare till kammarrätten, medan ett för sent överklagande kan avvisas när korrekt överklagandeinformation har lämnats.

Ett sekretessöverklagande är inte samma sak som en överprövning av själva upphandlingen. Sekretessmålet gäller rätten att få del av en handling eller uppgift. En upphandlingsöverprövning gäller i stället påstådda fel i upphandlingsförfarandet.

Vissa upphandlande organisationer omfattas inte av offentlighetsprincipen. För dem kan upphandlingslagarna ändå medföra särskilda skyldigheter att lämna information eller avtal till berörda leverantörer, och ett beslut om att inte lämna ut ett sådant avtal kan i vissa fall överklagas till förvaltningsrätt.

Vanliga frågor om upphandlingssekretess

Får myndigheten läsa anbud före anbudstidens slut?

Nej. En upphandlande myndighet får inte ta del av innehållet i anbudsansökningar eller anbud förrän tidsfristen för respektive handling har gått ut.

Är det hemligt vem som har hämtat upphandlingsdokument?

Ja, före den lagstadgade brytpunkten omfattas uppgifter om vem som har hämtat upphandlingsdokument av den absoluta sekretessen.

Hur snabbt bör en offentlig handling lämnas ut i praktiken?

Den praktiska utgångspunkten är samma dag som begäran kommer in eller senast nästa dag. Lagens egen formulering är att handlingen ska lämnas ut genast eller så snart det är möjligt.