Anbud: Så skriver och lämnar du ett komplett svar

Vad är anbudet?

Anbud är ett erbjudande om att ingå ett avtal, och det binder anbudsgivaren. Offentlig upphandling av anbud styrs av lagen med beteckningen 2016:1145.

Vem får lämna ett anbud?

Alla leverantörer får lämna anbud vid öppet förfarande efter en anbudsinfordran. En leverantör är den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader, och grupper av leverantörer räknas också som leverantör. En grupp får delta i upphandlingen och behöver inte ha en viss juridisk form för att få lämna anbud. Vid selektivt förfarande får antalet inbjudna anbudssökande inte vara mindre än fem, och vid förhandlat förfarande med föregående annonsering, konkurrenspräglad dialog och innovationspartnerskap får antalet inte vara mindre än tre.

Var anges anbudets bindningstid?

Bindningstiden för anbudet anges i annonsen vid öppet förfarande, så att anbudsgivaren vet hur länge anbudet binder. Någon generell bestämmelse sätter inte ett fast antal dagar för hur länge leverantören är bunden av anbudet. En underrättelse om tilldelning eller upplysningar om beslutet gör inte att anbudet förfaller.

Hur skriver du anbudet?

Anbudet ska uttryckligen uppfylla tre grupper i upphandlingsdokumenten, krav, villkor och kriterier. Bara uppgifter som anbudsgivaren har lämnat i anbudet får bedömas. En hänvisning till en webbplats eller en annan extern källa ersätter inte de handlingar som ska följa med anbudet.

Vad räknas som upphandlingsdokument för anbudet?

Upphandlingsdokument för anbudet är varje dokument som en upphandlande myndighet använder för att beskriva eller fastställa upphandlingens innehåll. Anbudet ska följa dokumentens struktur och använda eventuella anbudsformulär. Tilldelningskriterier som styr anbudet kallas också bör-krav, och de ska beskrivas noggrant i svaret när sådana kriterier finns.

Vilka formkrav gäller för ett anbud?

Anbudet ska skrivas på det eller de språk som efterfrågas och undertecknas av rätt person. Inbjudan att lämna anbud ska ange på vilket eller vilka språk anbudet ska skrivas. Ett fristående dokument i anbudet ska namnge vilken fråga som besvaras.

Får anbudet bygga på ett annat företag?

Ja, anbudet får för ett visst kontrakt bygga på ett annat företags ekonomiska, finansiella, tekniska eller yrkesmässiga kapacitet. Leverantören som lämnar anbudet ska visa att den kan förfoga över resurserna när kontraktet ska fullgöras. Samma leverantör får lämna en egen försäkran tillsammans med anbudet eller anbudsansökan. Anbud med alternativt utförande får beaktas bara när annonsen tillåter eller kräver sådana anbud och när minimikraven är uppfyllda.

Hur lämnar du anbudet?

Ett anbud lämnas med de elektroniska medel som myndigheten anvisar, och vid öppet förfarande är minsta anbudstid 35 dagar från den dag annonsen skickades för publicering och får vid elektronisk inlämning bestämmas till minst 30 dagar. Anbudsgivaren har en chans att lämna sitt bästa anbud, och kommunikationen under upphandlingen ska ske elektroniskt. Andra medel får användas om upphandlingens beskaffenhet gör det omöjligt att använda elektroniska medel som uppfyller kraven i 12 kap. 1 §, eller i den utsträckning det är nödvändigt på grund av säkerhetsbrister i allmänt tillgängliga tjänster för elektronisk kommunikation, brister i informationssäkerheten hos myndigheten eller den särskilt känsliga karaktären hos uppgifterna. De tre sistnämnda gäller endast om ett tillräckligt skydd inte kan ges med elektroniska medel. Under tröskelvärdet finns inget lagkrav på elektronisk kommunikation, och kommunikationen ska som huvudregel vara skriftlig.

När behöver frågor om anbudet ställas?

Frågor om anbudet ska besvaras med kompletterande upplysningar senast 6 dagar före sista anbudsdag om de begärts i god tid. Upplysningarna ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i förfarandet, och vid påskyndat förfarande ska de lämnas senast 4 dagar före sista anbudsdag. God tid har inget fast dagantal för anbudet, och det är den upphandlande organisationen som avgör hur lång fristen ska vara.

När öppnas ett anbud?

Ett anbud öppnas först när tidsfristen för anbudet har gått ut. En anbudsansökan lyder under samma förbud fram till sin egen frist, och myndigheten får inte ta del av innehållet dessförinnan. Anbuden ska sedan öppnas samtidigt så snart som möjligt efter anbudstidens utgång, och minst 2 personer som myndigheten har utsett ska delta vid förrättningen.

Vilka anbudstider har anbudet?

Ett anbud vid öppet förfarande ska kunna lämnas i minst 35 dagar från den dag annonsen skickades för publicering. Om anbud får skickas in elektroniskt får tiden bestämmas till minst 30 dagar. Anbudstiden ska förlängas med 5 dagar om upphandlingsdokumenten inte ges fritt, direkt, fullständigt och kostnadsfritt med elektroniska medel. När anbudstiden bestäms ska särskild hänsyn tas till hur komplicerad upphandlingen är och hur lång tid anbudet kan antas kräva, och om anbud bara kan lämnas efter ett besök på plats ska tiden räcka så att alla leverantörer hinner ta del av informationen.

Under tröskelvärdet ska den som lämnar anbud få skälig tid, utan något fast dagantal. En förkortning efter förhandsannons förutsätter att förhandsannonsen skickades för publicering minst 35 dagar och högst 12 månader före upphandlingsannonsen. Påskyndat förfarande får användas bara när tidsbrist gör de vanliga tiderna omöjliga, och en överenskommen anbudstid får bara användas av en myndighet som inte är en central upphandlande myndighet.

Förfarande	Minsta tid	Räknas från
Öppet förfarande när anbud får skickas in elektroniskt	30 dagar	Dagen då annonsen skickades
Selektivt eller förhandlat förfarande när anbud får skickas in elektroniskt	25 dagar	Dagen då inbjudan skickades
Anbudsansökan vid selektivt förfarande, förhandlat förfarande, konkurrenspräglad dialog eller innovationspartnerskap	30 dagar	Dagen då annonsen skickades
Anbud efter inbjudan vid selektivt eller förhandlat förfarande	30 dagar	Dagen då inbjudan skickades
Öppet förfarande efter förhandsannons	15 dagar	Dagen då annonsen skickades
Selektivt eller förhandlat förfarande efter förhandsannons	10 dagar	Dagen då inbjudan skickades
Påskyndat öppet förfarande	15 dagar	Dagen då annonsen skickades
Påskyndad anbudsansökan vid selektivt eller förhandlat förfarande	15 dagar	Dagen då annonsen skickades
Påskyndat anbud vid selektivt eller förhandlat förfarande	10 dagar	Dagen då inbjudan skickades
Dynamiskt inköpssystem	10 dagar	Dagen då inbjudan skickades
När en överenskommen anbudstid inte nås	10 dagar	Dagen då inbjudan skickades

Vilken sekretess skyddar anbudet?

Uppgift som rör anbudet får inte lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet förrän anbuden offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud har fattats. Efter den tidpunkten kan en uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden i anbudet hemlighållas om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada, och den sekretessen gäller i högst 20 år i en allmän handling.

Avtalsvillkor som hör till anbudet kan hemlighållas i högst 2 år, eller i 5 år hos statliga affärsverk, Försvarets materielverk och i kommunal affärsverksamhet. Den upphandlande organisationen gör en självständig sekretessprövning av uppgifterna i anbudet, och reglerna gäller bara organisationer som är myndigheter.

Hur prövas anbudet?

Ett anbud prövas som det ekonomiskt mest fördelaktiga på pris och kvalitet, kostnad eller pris. Innan anbudet kan antas kontrolleras kraven, villkoren och kriterierna, och kriterierna ska gå att kontrollera utifrån anbudet. Anbudsprövningen följer fem principer, nämligen likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet, och kriterierna viktas inbördes när grunden är pris och kvalitet eller kostnad.

Får ett anbud rättas i efterhand?

Ja, ett anbud får rättas om myndigheten tillåter eller begär rättelse av en felskrivning, felräkning eller något annat fel i handlingen. Myndigheten får också tillåta eller begära att leverantören förtydligar eller kompletterar handlingen. Rättelsen av anbudet ska vara förenlig med likabehandling och öppenhet, och organisationen är inte skyldig att tillåta förtydligande eller komplettering.

När ska ett anbud förkastas?

Ett anbud förkastas vid ouppfyllda krav eller sen inlämning. Över tröskelvärdet ska myndigheten begära en förklaring om ett anbud förefaller onormalt lågt. Om leverantören inte förklarar priset eller kostnaden på ett tillfredsställande sätt ska anbudet förkastas. Anbud som inte uppfyller kraven får inte antas, för sent inlämnade anbud får inte prövas, och det är anbudsgivarens ansvar att anbudet är inne sista anbudsdag. Under tröskelvärdet får ett onormalt lågt anbud förkastas först efter att en förklaring har begärts och svaret inte är tillfredsställande.

Vanliga frågor om anbud

Får anbudet skrivas på valfritt språk?

Nej, anbudet ska skrivas på efterfrågat språk, och språkvalet ska redan framgå av inbjudan.

Hur märks en bilaga i anbudet?

Anbudets fristående bilaga märks med den fråga som dokumentet besvarar.

Får anbudet hänvisa till en webbplats?

Nej, anbudet ska själv innehålla den efterfrågade informationen, i stället för att peka vidare till en webbplats eller en annan yttre källa.

Förfaller anbudet vid tilldelning?

Nej, anbudet står kvar även när myndigheten underrättar om tilldelningen eller lämnar upplysningar om beslutet.

Måste gruppen ha en juridisk form?

Nej, en grupp av leverantörer får delta i upphandlingen. Anbudet kan lämnas utan att någon särskild juridisk form krävs i förväg.