Upphandlingsprocessen: Från behov till avtalsuppföljning

Hur förbereds en upphandling?

En upphandling förbereds genom planering, kartläggning och analys. Organisationen behöver avsätta tid och resurser, bestämma vilka funktioner som ska delta och klarlägga vilket behov inköpet ska möta.

Kartläggningen omfattar behovet, leverantörsmarknaden och riskerna. Analysen ska sedan göra det möjligt att välja en genomförbar väg framåt. En riskanalys behöver identifiera själva risken, dess konsekvenser och sannolikheten för att den inträffar.

De grundläggande reglerna för upphandling påverkar redan denna fas. Upphandlingen får inte utformas för att undantas från lagens tillämpningsområde, och den ska genomföras enligt principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet.

Vad ska upphandlingsdokumenten göra?

Upphandlingsdokumenten ska beskriva eller fastställa upphandlingens innehåll och ge leverantörerna relevant information för att lämna anbud som motsvarar det som efterfrågas.

Det är bra att redan i upphandlingsdokumenten beskriva hur avtalsuppföljningen kommer att gå till.

Hur går annonsering, prövning och utvärdering till?

Annonsering, prövning och utvärdering genomförs genom att upphandlingen annonseras, leverantörerna får gemensam information och leverantörer och anbud sedan prövas innan anbuden utvärderas. Upphandlingar som inte omfattas av ett undantag ska annonseras i en registrerad annonsdatabas.

Under anbudstiden ska deltagande leverantörer få samma information vid samma tidpunkt.

När anbudstiden har löpt ut ska leverantören och anbuden prövas mot de krav som ställts i upphandlingsdokumenten.

Leverantörens eget arbete fram till inlämningen hör i stället till anbudsprocessen.

Vad händer efter tilldelningsbeslutet?

Efter tilldelningsbeslutet ska anbudssökande och anbudsgivare få ett skriftligt meddelande så snart som möjligt. Underrättelsen behöver ange vald leverantör och skälen för beslutet.

Avtal kan tecknas först när den tillämpliga avtalsspärren har löpt ut. En ansökan om överprövning av upphandlingen kan lämnas in till förvaltningsrätten fram till dess att avtalsspärren har löpt ut.

Hur genomförs och följs avtalet upp?

Avtalet genomförs genom implementering, förvaltning och uppföljning. Implementeringen startar samarbetet, informerar berörda funktioner och ser till att avtalet börjar användas i verksamheten.

Förvaltningen ska säkerställa att leverantören levererar och uppfyller de krav som är ställda. Uppföljningen av avtalet sker under hela avtalstiden, ibland även efteråt.

Det gäller också när avtalet genomförs i samverkansformen partnering.

Processen slutar därför inte när underskrifterna är på plats.

Vanliga frågor om upphandlingsprocessen

Vem utövar tillsyn över upphandlingsprocessen?

Konkurrensverket är tillsynsmyndighet för offentlig upphandling. Upphandlingsmyndigheten har i stället ett stödjande uppdrag.

Kan upphandlingsprocessen avbrytas?

Ja, en upphandling får avbrytas om det finns sakliga skäl. Skälen ska kunna visas av den upphandlande organisationen.

Vad avgör vilken lag som styr upphandlingsprocessen?

Lagvalet beror bland annat på vilken verksamhet organisationen bedriver och vad som ska upphandlas.